Klar. Wir alle wissen, was eine Priorität ist. Wenn es dir wir mehr geht, dann hast du das Wort zu oft gehört: „Du solltest an deinen Prioritäten arbeiten!“, „Mach dir deine Prioritäten klar!“ oder „Was hat hier eigentlich Priorität?“ Und wie so oft denke ich mir manchmal: Wieso das ganze Prioritäten-Gerede? Woher weiß ich denn, was für mich Priorität hat und was nicht? Und genau darum geht es heute.
Definition: Die Priorität
Der Begriff Priorität wird unterschiedlich verwendet. Menschen können Prioritäten haben und Sachen können Prioritäten besitzen. Gerne stelle ich mir vor, dass das davon abhängig ist, ob man die Sache besitzt oder ob die Sache Besitz von der Person hat, an den sie die Priorität richtet.
Das Wort Priorität stammt von dem lateinischen Wort „Prior“ ab, was so viel bedeutet, wie „der Vordere“, „der Erste“. „Priorität heißt also so viel wie „Erstheit„, also die definierte Platzierung an vorderster Stelle.
Was zeichnet eine Priorität aus?
Prioritäten können auf die verschiedensten Weisen erkannt werden. Ich habe vier Kriterien für Prioritäten rausgestellt.
Faktor 1: Die Zeit
Beispielhaft gefragt: Was kann denn an erster Stelle sein? Was kann der Erste sein? Ganz klar: Ein Läufer. Ist ein Läufer der schnellste im Rennen, ist er auch als Erster im Ziel. Er durchquert die Ziellinie an vorderster Stelle.
Der erste entscheidende Faktor ist hier die Zeit oder Dringlichkeit.
Faktor 2: Die Bewertung
Ebenfalls an erster Stelle kann etwas stehen, wenn man es dort platziert. Die Entscheidung wird nicht willkürlich gefällt, sondern nach sorgfältiger Überlegung. Ordnest du zum Beispiel deine Büchersammlung, so kannst du es nach deinem Geschmack, chronologisch, alphabetisch, Seitenzahl, Autoren-Name oder gelesen/ungelesen sortieren. Die Wahl liegt bei dir.
Der Faktor in dieser Situation ist die Bewertung einer Sache oder ein Ordnungskriterium über diese Sache.
Faktor 3: Der Vergleich
Wichtig ist, dass eine erste Position auch immer eine zweite Position vorschreibt. Wie mein Ausbilder einmal sagte: „Wer A sagt, muss auch B sagen“.
das dritte Kriterium ist somit die Priorität im Vergleich zu einer nachrangigen Sache.
Faktor 4: Der Zufall
Auch kann der Zufall eine Rolle spielen. Das jedoch eher selten. Spannend in Zeiten von Entscheidungsschwierigkeiten!
Die Sache mit dem besitzen und haben
Ganz häufig hören wir Aussagen, wie „XYZ hat Priorität!“ So als würde diese Sache diese vorderste Position besitzen. Nein, hat sie nicht! Aber es sollte mir/dir entsprechend wichtig sein – sagst du dir, oder dein Chef.
Ein Punkt muss hier vorher geklärt werden: Eigentlich können Dinge gar nichts besitzen. Denn Besitz ist etwas, dass wir uns per Gesetz zugestehen. Nichts besitzt etwas wirklich. Und deswegen kann eine Sache auch keine Priorität besitzen.
Eine Sache kann für dich Priorität besitzen.
Nutze die Macht der Sprache: Du legst fest, was für dich an erster Stelle steht. Eine Sache, Person oder Aufgabe hat für dich Priorität – oder eben nicht.
Meine kleine Definition
Zusammengefasst:
Eine Sache (Aufgabe, Person, Situation) hat für eine Person Priorität, wenn diese sie aus Zeitgründen (wie zum Beispiel Dringlichkeit), durch Bewertung, Ordnungskriterium oder Zufall im Vergleich zu anderen Sachen an die wichtigste, erste Stelle stellt.
Wie kommst du nun zu deinen Prioritäten?
Priorisieren nach Dringlichkeit
Eine zeitliche Einteilung auf Basis von Dringlichkeit hat Vorteile, aber auch ihre Tücken. Der Vorteil liegt auf der Hand: Machen wir etwas, weil es dringend ist, dann werden wir hoffentlich pünktlich fertig.
Der Grad der Dringlichkeit hängt dabei aus dem Verhältnis von benötigter zu vorhandener Zeit ab. Hast du also viel Zeit zur Verfügung und benötigst wenig zum erledigen der Aufgabe, dann ist die Dringlichkeit niedrig. Umkehrt wärst du jedoch zu spät dran.
Das Eisenhower-Prinzip bietet eine gute Entscheidungsgrundlage für Fragen der Dringlichkeit von Aufgaben.
Priorisieren nach Bewertung
Ein für mich spannender – da selten benutzter – Faktor stellt die Bewertung dar. Üblicherweise entscheiden wir nach der Zeit. Aber selten danach, was wichtig ist.
Neben unzählungigen möglichen Ordnungskriterien, möchte ich mich für die Priorisierung nach der Bewertung anhand von Wichtigkeit richten.
Es gibt verschiedene Arten von Wichtigkeiten und wer diese zuschreibt.
5 Faktoren für die Wichtigkeit
- Personen: Die Wichtigkeit einer Sache wird dir vorgeschrieben, du hast wenig Entscheidungsspielraum. Manchmal ist es der Chef und ein anderes Mal ist ein Kollege von deiner Arbeit abhängig.
- Faustformel: Faustformeln gibt es viele und sind ein beliebtes Werkzeug im Coachings. So zum Beispiel die EPA’s – Einkommens-Produzierende-Aktivitäten. So solltest du dich lieber auf Ergebnisse als auf Emails checken konzentrieren.
- Logik: Es gibt auch logische erste Aufgaben. Diese folgen meist auf andere und sind Voraussetzung für eine weitere Aufgabe.
- Emotionen: Bei manchen Dingen fühlen wir uns einfach nicht gut und wollen sie nicht machen. Und bei anderen Dingen bringen fühlen wir uns gut. Du gehst sozusagen deinem Bauchgefühl nach.
- Motivation: Und dann gibt es auch noch die Motivation. Und sie ist eine der schlimmsten Tücken.
Und hier wird es spannend. Lass es mich anhand von einem persönlichen Beispiel erklären.
Es gibt ein Problem mit Priorisierung nach Motivation
Seit einiger Zeit habe ich Probleme damit früh aufzustehen. Meine favorisierte Zeit ist 6 Uhr oder früher. Aktuell ist jedoch eher realistisch zwischen 7 und 7:30 Uhr. Und das wurmt mich! Denn ich weiß, dass ich morgens viel produktiver bin!
Aber jeder Wecker und jede Technik hilft nichts. Ich schaffe es einfach nicht – denn ich bin zu müde. Als ich über meine Priorisierung nachgedacht habe, ist mir aufgefallen, dass mir in meinem Alltag einfach sehr vieles sehr wichtig ist. Darunter fällt Sport, Abends gemütlich Essen, ein paar YouTube Videos schauen und tagsüber einen guten Job machen.
Was nicht darunter ist: Früh-Aufstehen.
Aber das Kriterium für früh aufstehen ist nicht, dass es mir wichtig ist – denn das ist es! Das Kriterium für frühes Aufstehen ist ausreichend Schlaf. Wenn ich nicht ausreichend schlafe, dann kann ich auch nicht ausreichend früh aufstehen. Ich brauche in der Regel 7 Stunden Schlaf. Alles darunter ist für mich auf Dauer nicht machbar.
Und Schlaf war nicht auf meiner Liste. Ich habe einfach keine Motivation dafür früh schlafen zu gehen.
Wenn du für etwas keine Motivation hast, wie soll es dann für dich Priorität haben?
Viel mehr Motivation habe ich für Dinge, die weiter oben auf meiner Liste stehen. Dabei müssen die ja dort gar nicht stehen, wenn ich ohnehin kein Problem damit habe sie zu erledigen!
Mach das worauf du am wenigsten Lust hast zu Priorität Nr. 1!
Also muss ich Schlaf zu meiner Priorität 1 machen. Die Bewertung aller meiner Prioritäten muss sich ändern, denn alles hängt aktuell von diesem wichtigsten Faktor ab. Meinen Alltag muss ich also so strukturieren, dass meine wichtigste Priorität erfüllt werden kann.
Priorisieren nach dem Zufall
Der Vollständigkeit halber hier noch ein paar Sätze zum Zufall. Denn rein theoretisch kannst du deine Prioritäten auch würfeln. Du nimmst deine Liste, nummerierst sie durch und würfelst dann deine nächste Aufgabe.
Das hat den klaren Vorteil, dass du keine aktive Entscheidung treffen musst. Gerade, wenn du Aufgaben hast, die du alle für gleich wichtig hältst oder sie einfach keine echte Dringlichkeit besitzen.
Probier es einfach mal aus – du wirst erstaunt sein, wie viel mehr du geschafft bekommst, wenn du deine nächste Aufgabe per Zufall entscheidest.
Fazit
Du hast gelernt, dass es bei Prioritäten nicht nur um Dringlichkeit geht. Viel wichtiger ist, was du brauchst und willst. Wenn du deine Wünsche, Emotionen, Motivationen und Visionen kennst, dann kannst du deine Prioritäten auch entsprechend formulieren.
Und gerade bei der Motivation ist Obacht geboten: Denn deine echte Motivation ist vielleicht nicht das, was du gerade brauchst. Wie bei mir, der Schlaf brauch, aber seine Priorität nicht darauf gelegt hat.
Es sind deine Prioritäten und du kannst sie festlegen.
Die Frage ist nur: Ist das was du machst wirklich deine Priorität?
